Genehmigungs-App

Digitale Genehmigungsprozesse mit Power Apps, Power Automate und SharePoint

Digitale Genehmigungsprozesse sparen Zeit, reduzieren Papierkram und minimieren Fehlerquellen. Durch die Automatisierung von Anträgen und deren Nachverfolgung kannst du Arbeitsabläufe optimieren und die Produktivität im Unternehmen steigern.

Du möchtest in deinem Unternehmen Anträge digitalisieren und Genehmigungsprozesse effizienter gestalten? Dann bist du hier genau richtig! Ich zeige dir, wie du eine Genehmigungs-App mit einer Kombination aus Power Apps, Power Automate und SharePoint erstellen kannst.

Schritt 1: SharePoint-Liste erstellen

Die Grundlage der App bildet eine SharePoint-Liste, die zur zentralen Speicherung der Anträge und des jeweiligen Status dient. Außerdem solltest du hier die genehmigende Person hinterlegen. Der Antragsteller wird automatisch gespeichert.

Schritt 2: App erstellen

Erstelle eine App, in der die jeweiligen Anträge übersichtlich in einer Galerie dargestellt werden. Füge zusätzlich ein Bearbeitungsformular ein, um neue Anträge direkt über die App erstellen zu können.

Schritt 3: Genehmigungsprozess mit Power Automate

Beginne mit einem automatisierten Cloudflow. Dieser soll ausgelöst werden, sobald ein neuer Antrag in der SharePoint-Liste angelegt wird.

Füge im nächsten Schritt die Aktion "Genehmigung starten und auf Genehmigung warten" hinzu. Wichtig ist darin, die genehmigende Person aus dem Antrag dynamisch anzusprechen, um die E-Mail-Benachrichtigung korrekt zuzusenden.

Jetzt musst du den Cloudflow aufteilen und je nach Rückmeldung der genehmigenden Person weiter verfahren.

• Wenn Genehmigt:
  Ändere den Status des SharePoint-Elements auf „Genehmigt“
  Sende eine E-Mail zur Bestätigung an den Antragsteller
• Wenn Abgelehnt:
  Ändere den Status des SharePoint-Elements auf „Abgelehnt“
  Sende eine E-Mail zur Information an den Antragsteller

Fazit

Mit digitalen Genehmigungsprozessen kannst du Freigabeprozesse in deinem Unternehmen effizienter gestalten und automatisieren. Power Apps und Power Automate ermöglichen eine individuelle Umsetzung, und durch die Integration mit SharePoint werden alle Daten zentral gespeichert.

Ich hoffe, diese Anleitung hilft dir, automatisierte Genehmigungsprozesse in deinem Unternehmen effizient umzusetzen, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und die Transparenz in Freigabeprozessen zu erhöhen.

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