Rechnungs App

PDF Rechnungserstellung mit Power Apps, SharePoint und Power Automate

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein entscheidender Faktor für moderne und zukunftsfähige Unternehmen. Ich zeige dir die Erstellung einer effektiven Rechnungsanwendung mithilfe der Microsoft Power Platform.

Schritt 1: SharePoint Liste erstellen und mit Power Apps Bearbeitungsformular verbinden

Starte mit der Erstellung einer SharePoint Liste, um deine Daten abzuspeichern. Danach fügst du in Power Apps ein Bearbeitungsformular hinzu, welches du mit der SharePoint Liste verbindest und an deine Bedürfnisse anpasst.

Die Daten im Bearbeitungsformular (frm_Rechnungen) kannst du bei Klick eines Buttons in der SharePoint Liste abspeichern und das Formular im Anschluss leeren für eine weitere Eingabe.

OnSelect =
SubmitForm(frm_Rechnungen);;
NewForm(frm_Rechnungen)

Schritt 2: PDF Template anlegen und befüllen

Um ein PDF Dokument aus Power Apps heraus zu erstellen, musst du zuerst einen Bereich definieren, der als PDF abgespeichert werden soll. Das kann sowohl ein ganzer Bildschirm, ein Container oder eine Galerie sein. In diesem Beispiel verwende ich dafür einen Container mit entsprechenden Steuerelementen (Beschriftungsfelder und einem Bild) die dynamisch mit den Inhalten aus dem Bearbeitungsformular befüllt werden.

Nachdem du das Template fertig erstellt hast, kannst du es bei Bedarf im Hintergrund der App platzieren, sodass dieses für BenutzerInnen nicht mehr Sichtbar ist.

Schritt 3: PDF Dokument erstellen und abspeichern

Mit der PDF Funktion kannst du nun bei Klick eines Buttons aus dem Container (cont_Rechnung) ein entsprechendes PDF Dokument erstellen und über einen Power Automate Flow in SharePoint abspeichern. In der DataCardValue1 im Bearbeitungsformular ist die zugehörige Rechnungsnummer hinterlegt.

OnSelect =
Set(varPDFRechnung;PDF(cont_Rechnung));;
Rechnungserstellung.Run({file:{name:DataCardValue1.Text & ".pdf";contenctBytes:varPDFRechnung}});;


Schritt 4: Email mit Anhang versenden

Die erstellte PDF Rechnung kannst du automatisiert nach der Erstellung direkt per Email versenden.

Zuerst musst du dafür Office365Outlook mit deiner App verbinden, um auf Outlook zugreifen zu können. Danach kannst du über folgenden Code die PDF als Anhang versenden. In der DataCardValue8 im Bearbeitungsformular ist die zugehörige Emailadresse hinterlegt und in DataCardValue2 die Projektbezeichnung.

OnSelect =

Office365Outlook.SendEmailV2(DataCardValue8.Text;"Rechnung" & DataCardValue2.Text;"Im Anhang finden Sie die Rechnung.";{Attachments:Table({Name:"Rechnung " & DataCardValue2.Text & ".pdf";ContentBytes:varPDFRechnung})});;

Ich wünsche dir viel Erfolg bei der Umsetzung und hoffe, dass dieses Tutorial dir dabei hilft, Rechnungen automatisiert zu erstellen und zu versenden.

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