Papierformular digitalisieren

Papierformulare digitalisieren mit Power Apps und Power Automate

Die Digitalisierung von Papierformularen bietet zahlreiche Vorteile. Daten werden zentral gespeichert, sind jederzeit verfügbar und Automatisierungs-Workflows können daran angeschlossen werden. Innerhalb der Microsoft Umgebung gibt es zwei Optionen, um Formulare zu erstellen: Microsoft Forms und Power Apps. Während Forms einfache Formulare ermöglicht, bietet Power Apps weitreichende Möglichkeiten wie rollenbasierte Benutzerverwaltungen und Datenvalidierungen.

Ich zeige dir Schritt für Schritt, wie du ein Word-Template erstellen und in SharePoint speichern kannst, um es anschließend mithilfe von Power Apps und Power Automate zu befüllen. Am Ende wirst du Textfelder, Checkboxen und sogar Bilder, wie etwa Unterschriften, direkt aus deiner App in das Word Dokument einfügen können.

Schritt 1: Word-Template vorbereiten

Der erste Schritt besteht darin, ein Word-Dokument mit sogenannten Steuerelementen vorzubereiten, die später durch Power Apps befüllt werden können. Dazu aktivierst du die Entwicklertools in Word und fügst Textfelder und Bildsteuerelemente an den entsprechenden Stellen ein. Wichtig ist, dass du die Text-Steuerelemente richtig benennst, damit Power Automate sie erkennen kann (z.B. TXT_Vorname).

Wenn alle Steuerelemente korrekt hinterlegt sind, speicherst du das Template in einem SharePoint-Ordner ab, sodass Power Automate darauf zugreifen kann.

Schritt 2: Power Apps für die Datenerfassung

Als Nächstes erstellst du eine neue Canvas-App in Power Apps. In dieser App gibst du den BenutzerInnen die Möglichkeit, Informationen einzugeben, die später in das Word-Dokument eingefügt werden. In diesem Beispiel legst du einfache Eingabefelder für Vorname und Nachname an sowie ein Dropdown Menü für den Antragstyp und ein Unterschriftenfeld.

 

Schritt 3: Automatisierung mit Power Automate

Nun kommt Power Automate ins Spiel. Hier erstellst du einen neuen Flow, der durch die App getriggert wird. Dieser Flow füllt die Informationen aus Power Apps in dein Word-Template ein. Mit der Aktion „Populate Microsoft Word Template“ kannst du alle Steuerelemente wie Namen, Anträge und Unterschriften dynamisch befüllen. Beachte, dass dieser Konnektor nur in der Power Automate Premium Version verfügbar ist und nur damit Bilder übertragen werden können. Wenn du nur Texte in ein Word-Template übertragen willst, dann findest du hier mein Video dazu. Nachdem die Daten erfolgreich in das Word-Template eingefügt wurden, speicherst du das ausgefüllte Dokument in einer SharePoint-Bibliothek ab.

Beantragen Button
OnSelect =
Papierformulardigitalisieren.Run(txt_Nachname.Text;txt_Vorname.Text;dd_AntragAuf.Selected.Value;varBildMid)

Detail: Unterschrift in Word-Template einfügen

Für die Übertragung der Unterschrift sowie der Checkboxen sind geeignete Codezeilen erforderlich. Einerseits müssen Bilder für die Übertragung aus Power Apps heraus im JSON Format vorliegen. Checkboxen werden direkt im Power Automate Flow mit der „uriComponentToString” expression übertragen.

Beantragen Button
OnSelect =
Set(varBild;JSON(pi_Unterschrift.Image;JSONFormat.IncludeBinaryData));;
Set(varBildMid;Mid(varBild;2;Len(varBild)-2));;
Papierformulardigitalisieren.Run(txt_Nachname.Text;txt_Vorname.Text;dd_AntragAuf.Selected.Value;varBildMid)

Power Automate Flow am Beispiel der Ceckbox Namensänderung
if(
equals(
triggerBody()?['text_2'],'Namensänderung'),
uriComponentToString('%E2%98%91'),
uriComponentToString('%E2%98%90')
)

Ich hoffe diese Schritt für Schritt Anleitung hilft dir, deine Papierformulare nach und nach zu digitalisieren und dadurch deinen Arbeitsalltag zu erleichtern.

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 Hier gehts zum Detailvideo: