Microsoft Forms Antworten in SharePoint Listen speichern (mit Power Automate)

Apr 02, 2024

Microsoft Form zu SharePoint | Power Automate

Erstelle dein Formular mit Microsoft Forms und speichere eingetragene Daten automatisiert mit Power Automate in SharePoint

Die effiziente Erfassung und Verwaltung von Daten ist für einen reibungslosen Ablauf von Projekten und Prozessen entscheidend. Microsoft bietet eine Reihe von Tools um Unternehmen dabei zu unterstützen. Heute zeige ich dir, wie du mithilfe von Microsoft Forms ein Formular erstellst. Dieses kann dann bei Bedarf von jeder beliebige Person ausgefüllt werden. Mit einem Power Automate Flow kannst du die gesammelten Daten in SharePoint abspeichern.

Schritt 1 Microsoft Forms: Erstelle dein benutzerfreundliches Formular

Mit Microsoft Forms kannst du benutzerdefinierte Formulare erstellen. Füge deinem Formular alle notwendigen Fragen hinzu. Nutze dafür z.B. Auswahlboxen, Textfelder, Bewertungen oder eine Datumseingabe. Das fertige Formular kann bei Freigabe von jeder beliebigen Person ausgefüllt werden.

Schritt 2 SharePoint: Liste erstellen und Daten zentral speichern

SharePoint bietet eine Plattform zur zentralen Speicherung und Verwaltung von Daten. Erstelle eine neue Liste in SharePoint und füge alle relevanten Spalten hinzu. So stellst du eine strukturierte Erfassung der Informationen sicher.

Schritt 3 Power Automate: Automatisiere den Datentransfer zwischen Forms und SharePoint

Ein Power Automate Flow ermöglicht es verschiedene Arbeitsschritte zu verbinden und zu automatisieren. Erstelle einen neuen automatisierten Cloudflow und wähle als Trigger "MS FORM - When a new response is submitted". Also sobald das Formular ausgefüllt wurde, soll der Flow gestartet werden. Verbinde die Formulardaten mit den entsprechenden Spalten in deiner SharePoint-Liste.

Schritt 4: Teste und optimiere deinen Workflow

Nachdem du den Workflow erstellt hast, empfehle ich dir, diesen gründlich zu testen. So stellst du sicher, dass die Daten korrekt übertragen werden. Fülle dazu das Formular im Inkognito-Modus deines Browsers aus. Überprüfe anschließend, ob die Daten ordnungsgemäß in die SharePoint Liste übertragen wurden.

Viel Erfolg und Freude bei der Umsetzung.

Ich hoffe dieses Tutorial hilft dir dabei, deine Arbeitsabläufe zu optimieren.

Wenn du die Grundlagen von Power Automate kennenlernen möchtest, empfehle ich dir meinen Blogbeitrag: