Microsoft Forms Tutorial

Apr 09, 2024

Microsoft Forms lernen mit meinem Einsteigerleitfaden

Die effektive Erfassung von Daten ist ein entscheidender Bestandteil vieler Geschäftsprozesse. Sei es das Sammeln von Feedback von KundInnen, die Ermittlung der Zufriedenheit von MitarbeiterInnen oder die Durchführung von Umfragen zur Marktforschung. Microsoft Forms ist eine leistungsstarke webbasierte Anwendung, die es Unternehmen und Einzelpersonen ermöglicht, schnell und einfach Formulare und Quizze zu erstellen, zu teilen und auszuwerten.

Heute zeige ich dir die Funktionen und Möglichkeiten von Microsoft Forms und wie du sie optimal nutzen kannst.

Was ist Microsoft Forms?

Microsoft Forms ist eine Webanwendung, die Teil von Microsoft 365 ist. Es ermöglicht BenutzerInnen, Formulare und Quizze zu erstellen, um Informationen von Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu sammeln. Die Plattform ist benutzerfreundlich, intuitiv und erfordert keine Programmierkenntnisse, was sie für eine Vielzahl von AnwenderInnen zugänglich macht.

Warum Microsoft Forms nutzen?

Einfachheit: Die Benutzeroberfläche von Microsoft Forms ist einfach und benutzerfreundlich gestaltet, was die Erstellung von Formularen und Quizzen erleichtert.

Integration: Als Teil von Microsoft 365 lässt sich Microsoft Forms nahtlos mit anderen Anwendungen wie Excel, SharePoint und Outlook verbinden, was die Automatisierung und Weiterverarbeitung von Daten ermöglicht.

Flexibilität: Von einfachen Umfragen bis hin zu komplexen Quizzen bietet Microsoft Forms eine Vielzahl von Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten, um den unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Zuverlässigkeit: Als Teil von Microsoft 365 profitiert Microsoft Forms von den Sicherheits- und Datenschutzstandards, die von Microsoft bereitgestellt werden und ist somit für Unternehmen besonders gut geeignet.

Schritte zur Nutzung von Microsoft Forms

Schritt 1: Zugriff auf Microsoft Forms

Öffne die Microsoft Forms-Webseite entweder über www.Office.com oder direkt über den Link www.forms.office.com.

Schritt 2: Formular erstellen

Erstelle dein benutzerdefiniertes Formular oder Quiz, indem du die verschiedenen Fragetypen hinzufügst. Es stehen aktuell Auswahlbox, Textfeld, Bewertung, Datumseingabe, Rangfolge, Net Promoter Score, Datei hochladen und Likert (Eingabematrix) zur Verfügung.

Schritt 3: Fortgeschrittene Funktionen und Tipps

Mit Vorlagen kannst du schnell und unkompliziert umfangreichere Formulare erstellen. Durch die Verwendung von Abschnitten und Verzweigungen schaffst du ein sehr benutzerfreundliches Formular. Dadurch kannst du je nach Auswahl einzelne Fragen oder ganze Abschnitte überspringen.

Schritt 4: Design anpassen

Das Design kannst du aus einer großen Auswahl an Vorlagen auswählen und anpassen, oder dein eigenes Firmenlogo sowie Brandfarbe verwenden.

Schritt 5: Antworten sammeln

Für das Sammeln von Antworten kannst du den Personenkreis festlegen, Firmenintern beschränken oder die Antwort von jeder Person zulassen. Das Formular kannst du per Direktlink, Einladung, QR-Code oder Einbettungscode verteilen. Du kannst das Formular auch direkt in Microsoft Teams einbinden.

Schritt 6: Verwaltung von Antworten

Erfasste Antworten kannst du direkt in Forms verwalten. Die Zusammenfassung gibt dir einen detaillierten Überblick. Die einzelnen Antworten kannst du dir direkt in Microsoft Forms ansehen oder auch als Excel Datei exportieren.

In meinem Blogbeitrag zum Thema Forms zu SharePoint zeige ich auch eine automatisierte Lösung, um Antworten direkt in einer SharePoint Liste zu speichern.