LookUp

Die LookUp Funktion in PowerApps: Alles, was du wissen musst

Ich zeige dir, wie du die LookUp Funktion in Power Apps nutzen kannst, um gezielt nach Datensätzen zu suchen. Ich verwende die LookUp Funktion in fast jeder App in der Praxis.

Was ist die LookUp Funktion?

Die LookUp Funktion in Power Apps gibt den ersten Datensatz zurück, der eine oder mehrere Bedingungen erfüllt. Du kannst mit dieser Funktion in verschiedenen Datenquellen wie SharePoint Listen, Dataverse Tabellen, Excel Tabellen oder Sammlungen (Collections) nach spezifischen Werten suchen. (Hier findest du weitere Details zum Thema Sammlungen)

Schritt 1: App Aufbau

Starte mit einer App, die bereits mit einer Datenquelle (z.B. SharePoint Liste) verbunden ist.  Füge ein Beschriftungsfeld (1) oder Bearbeitungsformular (2) hinzu, in dem das Ergebnis der LookUp Funktion angezeigt werden soll. Nutze ein Beschriftungsfeld, wenn du einzelne Werte aus der LookUp Funktion verwenden möchtest. Ein Bearbeitungsformular eignet sich gut, um einen gesamten Datensatz anzuzeigen.

Schritt 2: LookUp Funktion

Die LookUp Funktion kann 3 Argumente verarbeiten. Die Quelle sowie die Bedingung sind notwendig, das Ergebnis ist optional.

Als Quelle gibst du die zu durchsuchende Tabelle an. In diesem Beispiel verwende ich die SharePoint Liste „Shopping Produkte“.

Für die Bedingung ist ein Boolean Ergebnis erforderlich (also true oder false). In diesem Beispiel verwende ich die Formel ID = 2. Es soll also nach dem ersten Datensatz gesucht werden, dessen ID 2 ist.

Für das Argument Ergebnis füge ich für das Beschriftungsfeld Produkt ein, um die Produktbezeichnung zu erhalten. Für das Ergebnis im Bearbeitungsformular brauchen wir keine Daten angeben, da der gesamte Datensatz im Bearbeitungsformular angezeigt werden kann.  

Beschriftungsfeld
Text = LookUp('Shopping Produkte';ID=2;Produkt)

Bearbeitungsformular
Item = LookUp('Shopping Produkte';ID=2)

Schritt 3: Arbeiten mit der LookUp Funktion

Die LookUp Funktion erlaubt es dir, verschiedene Datentypen wie Zahlen, Texte, Datumswerte und sogar komplexere Spalten zu vergleichen. Hier einige praktische Beispiele:

1.  Einfacher Vergleich: Vergleiche die ID-Spalte mit einem bestimmten Wert, um den zugehörigen Datensatz zu finden.
   

   Beschriftungsfeld
   Text = LookUp('Shopping Produkte';ID=2;Produkt)

2. Komplexere Vergleiche: Überprüfe eine Auswahl- oder Personenspalte. Zum Beispiel kannst du den Status einer Bestellung überprüfen oder den ersten Datensatz zurückgeben lassen, der von einem bestimmten Benutzer erstellt wurde.
   

   Auswahlspalte ansprechen
   Beschriftungsfeld
   Text = LookUp('Shopping Produkte';Status.Value = "Vorrätig";Produkt)

   Personenspalte ansprechen
   Beschriftungsfeld
   Text = LookUp('Shopping Produkte';'Erstellt von'.DisplayName = "Kai Weissmann";Produkt)

    

Schritt 3: Mehrere Felder zurückgeben

Ein großer Vorteil der LookUp Funktion ist, dass du mehrere Felder gleichzeitig zurückgeben kannst. Das spart Ressourcen und erhöht die Performance deiner App. Nutze das dritte optionale Argument, um zum Beispiel den Lagerbestand und den Preis eines Produkts zu multiplizieren und so den Gesamtwert deines Lagerbestands zu berechnen.

Beschriftungsfeld
Text = LookUp('Shopping Produkte';ID=2;Lagerbestand * Preis)

Schritt 4: Mehrerer Bedingungen überprüfen

Du kannst die Leistung deiner App weiter steigern, indem du mehrere Bedingungen in der LookUp Funktion kombinierst. Verwende logische Operatoren wie **AND** und **OR**, um präzise Suchabfragen zu erstellen. So kannst du zum Beispiel nach einem Produkt suchen, dessen Lagerbestand größer als 10 ist und dessen Preis über 1000 liegt.

Beschriftungsfeld
Text = LookUp('Shopping Produkte';Lagerbestand>10 And Preis>1000;Produkt)

BONUS: Arbeiten mit leeren Werten

Falls die LookUp Funktion keinen Datensatz findet, gibt sie einen sogenannten Blankwert zurück. Die IsBlank Funktion gibt dir false zurück, wenn ein Datensatz gefunden wurde und true, wenn kein Datensatz gefunden wurde.

Beschriftungsfeld
Text =
If(
    IsBlank(
        LookUp(
            'Shopping Produkte';
            Lagerbestand > 10 And Preis > 2000;
            Produkt
        )
    );
    "Kein Datensatz gefunden";
    LookUp(
        'Shopping Produkte';
        Lagerbestand > 10 And Preis > 2000;
        Produkt
    )
)

Ich hoffe dieses Tutorial hilft dir dabei, die Performance und Benutzerfreundlichkeit deiner Business Apps zu verbessern.

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