Excel Export

Jul 16, 2024

Datenexport aus PowerApps in Excel: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Ich zeige dir, wie du Galeriedaten direkt aus Power Apps als Excel Datei exportieren kannst. Dazu musst du eine CSV Datei über einen entsprechenden Power Automate Flow erstellen und mit den Daten aus der Galerie befüllen. Danach kannst du die Excel Datei auch automatisch öffnen.

Schritt 1: App erstellen

Erstelle deine App entsprechend deiner Bedürfnisse. Achte darauf, dass du eine Galerie, ein Texteingabefeld sowie einen Button hinzufügst.

Die Galerie (1) soll die Daten beinhalten, die du exportieren möchtest. Im Texteingabefeld (2) soll der Dateiname für den Export eingetragen werden. Über den Button (3) soll der Export gestartet werden.

Schritt 2: Power Automate Flow erstellen

Erstelle einen Power Automate Flow direkt aus Power Apps heraus. Der Trigger (Startpunkt des Flows) soll Power Apps V2 sein.

Über den Trigger kannst du dem Flow die Galeriedaten (1) im Textformat übergeben. Auch den Dateinamen (2) für die Excel Datei musst du hier dem Flow übergeben. Benenne den Flow (3) entsprechend, sodass du diesen dann einfach über Power Apps aufrufen kannst.

Schritt 3: CSV Tabelle in Power Automate erstellen

Füge dem Flow einen weiteren Schritt hinzu und Suche nach der Aktion CSV Tabelle erstellen. Dieser übergibst du die Galeriedaten im Textformat und wandelst diese wieder in das JSON Format um.

CSV-Tabelle erstellen
json(triggerBody()['text'])

Schritt 4: Datei in OneDrive erstellen

Füge die Aktion Datei in OneDrive erstellendeinem Flow hinzu. Wähle hier den vorhandenen oder zu erstellenden Ordner aus und übergib den Dateinamen aus dem Triggerpunkt Power Apps V2 sowie den Inhalt aus dem Schritt CSV-Tabelle erstellen.

Schritt 5: Daten aus Flow an Power Apps übergeben

Um die exportierte Datei gleich aus Power Apps aufrufen zu können, ist ein Rückgabewert von Power Automate erforderlich. Darin übergibst du den Dateipfad als Web URL an Power Apps.

Schritt 6: Flow ausführen und Daten übergeben

Zuerst musst du die zu exportierenden Galeriedaten im JSON Format sammeln. Nutze dazu am besten die ForAll Funktion in Kombination mit einer Sammlung, um gezielt die Inhalte der Galerie zu übergeben. (Hier findest du weitere Informationen zu Sammlungen.)

Um dir die Arbeit mit Sammlungen zu erleichtern habe ich ein kostenloses Cheatsheet erstellt, dass du dir hier herunterladen kannst.

Jetzt musst du den Power Automate Flow aus Power Apps heraus starten und die erforderlichen Daten (Galeriedaten und Dateiname) übergeben. Mithilfe der Launch Funktion kannst du den Rückgabewert (Web URL zur erstellen Excel Datei) direkt ausführen und die Excel Datei somit öffnen. Danach solltest du die Sammlung wieder leeren, sodass diese für den nächsten Export keine alten Daten mehr enthält.

Herunterladen Icon
OnSelect =
ForAll(
gal_Projektdaten.AllItems As GalDaten;
Collect(
colTabellendaten;
{
ID: GalDaten.ID;
Projekt: GalDaten.Titel;
Startdatum: GalDaten.Startdatum;
Enddatum: GalDaten.Enddatum;
Verantwortliche: GalDaten.Verantwortliche.DisplayName;
Status: GalDaten.Status.Value
}
)
);;
Launch(
ExcelExport.Run(
JSON(colTabellendaten);
txt_Dateiname.Text
).dateipfad
);;
Clear(colTabellendaten)

Bonus: Trennzeichen anpassen

Wenn du die Excel Datei über die Desktop App öffnen möchtest, musst du vorab das Trennzeichen von „,“ auf „;“ ändern. Dies ist erforderlich, da die deutsche Excel App das Semikolon als Trennzeichen verwendet und so die Daten korrekt in einzelne Spalten aufteilt.

CSV-Tabelle erstellen
replace(body('CSV-Tabelle_erstellen'), ',',';')