Erinnerungs Mails

Automatisierter Mailversand mit Power Automate in SharePoint

Erfahre in diesem Tutorial, wie du mit Power Automate automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen anhand einer SharePoint Datumsspalte einrichtest. Dieser innovative Ansatz vereinfacht die Einhaltung von Terminen und optimiert so die Organisation deiner Aufgaben. Schritt für Schritt zeige ich dir, wie du eine SharePoint-Liste erstellst, einen Power Automate Flow konfigurierst und E-Mails basierend auf Fälligkeitsdaten automatisch versendest.

Schritt 1: SharePoint Liste erstellen

Starte mit der Einrichtung einer SharePoint-Liste, in der neben deinen erforderlichen Spalten auch  eine Datumsspalte und eine Spalte für E-Mail-Adressen enthalten sind. Darin speicherst du das Fälligkeitsdatum sowie die zuständige Person, die per Email benachrichtigt werden soll.

Schritt 2: Power Automate Flow erstellen

Erstelle einen geplanten Cloud Flow in Power Automate, der in regelmäßigen Abständen ausgeführt wird, z. B. einmal täglich.

Schritt 3: Variable initialisieren

Beginne den Flow damit, eine Variable zu initialisieren die das aktuelle Datum enthält. In Power Automate steht dafür aktuell kein Datumsformat zur Verfügung sodass du dieses als String definierst. Diesen String kannst du dann mit der formatDateTime Funktion und utcNow als das heutige Datum definieren.

varDatumHeute
formatDateTime(utcNow(),'yyyy-MM-dd')

Schritt 4: Elemente abrufen aus der SharePoint Liste und Filtern

Anhand der oben definierten Variable kannst du jetzt beim abrufen der Elemente aus der SharePoint Liste eine entsprechende Filterung vornehmen, sodass nur Datensätze abgerufen werden, die dem Datum der Variable entsprechen.

F_x00e4_lligkeitsdatum eq varDatumHeute

Schritt 5: Email versenden

Für jeden Datensatz, dessen Fälligkeitsdatum dem aktuellen Datum entspricht, kannst du jetzt eine E-Mail an die zuständige Person versenden. Dabei kannst du die E-Mailadresse sowie den Namen der zuständigen Person und den Titel des Datensatzes dynamisch aus dem SharePoint Element auslesen und in die E-Mail einfügen. So kannst du eine klare Benachrichtigung an die zuständige Person versenden.

Power Automate Operatoren

Da die Operatoren in Power Apps nicht so geläufig sind, habe ich dir hier eine Übersicht der wichtigsten Power Automate Operatoren erstellt.

Ich hoffe dieses Tutorial hilft dir dabei, deine Aufgaben und Termine besser im Blick zu haben und deren Organisation zu optimieren.

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Schaue dir gerne auch mein Detailvideo dazu an: