Anhänge Speichern

Automatisches Speichern von E-Mail-Anhängen mit Power Automate

Heute zeige ich dir eine nützliche Automatisierung  mit Power Automate, um deine E-Mail Anhänge direkt in eine SharePoint Dokumentenbibliothek abzuspeichern. Folge dieser Schritt für Schritt Anleitung und der Aufwand, jeden Anhang händisch zu verschieben, gehört der Vergangenheit an.

Warum Power Automate?

Power Automate bietet die Möglichkeit individuelle Prozesse und Abläufe zu automatisieren. Du kannst spezifische Kriterien festlegen, nach denen entschieden wird, ob und welche E-Mail Anhänge gespeichert und wo sie abgelegt werden sollen.

Schritt 1: Einrichtung der SharePoint Dokumentenbibliothek

Starte mit der Erstellung einer SharePoint Dokumentenbibliothek, wo deine E-Mail Anhänge abgespeichert werden sollen. Lege in der Dokumentenbibliothek entsprechend deiner Bedürfnisse auch Unterordner an, um Dokumente dort einzusortieren. In diesem Beispiel lege ich jeweils einen Unterordner für Excel sowie Word Dokumente an.

Schritt 2: Power Automate Flow erstellen

Wechsle jetzt zu Power Automate und erstelle einen neuen Flow. Start (Trigger) des Flows soll der Eingang einer neuen E-Mail in deinem Postfach sein. Diesen Trigger kannst du anpassen, sodass z.b. nur E-Mails mit Anlagen, von bestimmten Absendern oder mit Schlagwörtern im Betreff berücksichtigt werden.

Schritt 3: Variable initialisieren und festlegen

Jetzt musst du eine Variable initialisieren und innerhalb der For each Schleife festlegen, um für jeden Anhang die Dateiendung herauszufiltern.

toLower(last(split(item()?['name'],'.')))

Schritt 4: Speicherort anhand der Dateiendung festlegen

Die Zuordnung des Anhangs zum entsprechenden Speicherort kannst du jetzt aus der Variable auslesen. Verwende dazu die Steuerung Aktion Wechseln und füge für jeden Fall (Case) den relevanten SharePoint Ordner an, in dem die Datei erstellt werden soll. In diesem Beispiel zeige ich dir die Trennung von .xlsx, .docx und allen sonstigen Dateien.

Ich hoffe dieses Tutorial hilft dir dabei, deine E-Mail Anhänge schneller und gezielter abzuspeichern.

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Schaue dir auch gerne mein Detailvideo dazu an.