Genehmigungen

Jetzt Genehmigungsprozess mit Power Automate automatisieren

Genehmigungsprozesse sind in modernen Unternehmen unverzichtbar geworden. Ob es darum geht, eine Ausgabe zu genehmigen oder den nächsten Urlaubsantrag einzureichen, diese Prozesse sind oft noch manuell oder sogar auf Papierbasis. 

Heute zeige ich dir, wie du mit Hilfe von SharePoint und Power Automate einen effizienten Genehmigungsprozess erstellen kannst.

Schritt 1: SharePoint Liste erstellen

Beginne mit der Erstellung einer SharePoint Liste als Grundlage für den Genehmigungsprozess. In diesem Beispiel zeige ich den Genehmigungsprozess anhand einer Ausgaben Genehmigung. Die Status Spalte soll automatisiert je nach Fortschritt bzw. Abschluss des Prozesses befüllt werden. Dafür ist es notwendig, die Berechtigung für die Spalte anzupassen, sodass diese nicht mehr händisch ausgefüllt werden kann. 

Schritt 2: Power Automate Flow erstellen und Trigger setzen

Jetzt kannst du zu Power Automate wechseln und einen entsprechenden Flow erstellen. Der Trigger (Auslöser) für den Flow soll ein neues Element in der SharePoint Liste sein.

Schritt 3: SharePoint element aktualisieren

Zuerst musst du den Status in der SharePoint Liste aktualisieren und von „Neu“ auf „Wird geprüft“ verändern, sodass für den Antragsteller ersichtlich ist, dass der Prozess korrekt gestartet wurde.

Schritt 4: Power Automate Genehmigung erstellen

Über das Element „Starten und auf Genehmigung warten“ kannst du den tatsächlichen Genehmigungsprozess abbilden und der zu genehmigenden Person über die Emailadresse zuweisen. Sinnvoll ist es, dass du hier auch Details, Links, Beschreibungen und den Antragsteller anführst, sodass sämtliche notwendigen Informationen an die genehmigende Person übermittelt werden. Der Vorteil dieses Elements besteht darin, dass die genehmigende Person automatisiert eine Email sowie eine MS Teams Aktivität zur Genehmigung des Antrags erhält.

Schritt 5: Power Automate Bedingung einfügen

Im letzten Schritt geht es darum, die Entscheidung der genehmigenden Person einerseits in die SharePoint Liste zu übertragen und andererseits per Email an den Antragsteller zu senden.

Dafür kannst du die Bedingung in Power Automate einfügen und eine True / FALSE Abfrage dafür definieren.

Ich hoffe dieses Tutorial hilft dir dabei, Genehmigungsprozesse in deinem Unternehmen effizienter und transparenter zu gestalten und wünsche dir viel Erfolg bei der Umsetzung.

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