1 zu N Beziehungen

Effiziente Datenverwaltung mit SharePoint und Power Apps

In einer zunehmend digitalen Arbeitswelt ist eine effiziente Datenverwaltung essenziell. Ein häufiges Problem in der Datenorganisation ist die mehrfache Speicherung von Informationen, die nicht nur unnötigen Speicherplatz belegt, sondern auch den Pflegeaufwand erhöht. Ich zeige dir, wie du in deinen Power Apps mithilfe von SharePoint Listen eine saubere Datenstruktur aufbaust, um die Verwaltung von Kundendaten und Bestellungen zu vereinfachen.

Warum sollten Daten nur an einer Stelle gespeichert werden?

Die Speicherung von Daten an nur einem Ort ist nicht nur platzsparend, sondern minimiert auch die Fehleranfälligkeit und vereinfacht die Pflege. In unseren Apps erreichen wir dies durch sogenannte 1:N Beziehungen. Das bedeutet, dass ein Datensatz aus der Hauptliste (z. B. eine Kundenliste) mit beliebig vielen Datensätzen aus einer Nebenliste (z. B. einer Bestellliste) verbunden ist.

Beispiel: Kunden- und Bestelllisten in SharePoint

Im heutigen Beispiel verwende ich zwei SharePoint Listen: Eine Kundenliste als Hauptliste und eine Bestellliste als Nebenliste. In der Kundenliste speichern wir die Kundeninformationen, während die Bestellliste alle Bestellungen enthält. Jede Bestellung ist dabei einem Kunden zugeordnet.

Das Ziel ist es, die Kundeninformationen ausschließlich in der Kundenliste zu speichern und diese bei Änderungen automatisch auf die Bestelldaten zu übertragen. Auf diese Weise bleibt unser System stets konsistent.

Schritt 1: Erstellen der SharePoint Listen

Zuerst legst du die Kundenliste in Share Point an. Befülle die Liste mit den erforderlichen Spalten (z.B. Name, Straße, PLZ, Ort, Mailadresse, etc.).  Die ID Spalte dient als eindeutiger Identifikator.

Im nächsten Schritt erstellst du die Bestellliste. Hier sollen Informationen über die Bestellungen, wie Produktname, Preis, Menge und der Gesamtbetrag gespeichert werden. Um die Bestellungen den Kunden zuordnen zu können, verwende einen **Fremdschlüssel**. Dieser Fremdschlüssel bezieht sich auf die ID der Kundenliste.

Durch das Nachschlagen Feld in SharePoint kannst du sicherstellen, dass bei einer Bestellung der entsprechende Kunde ausgewählt wird. Außerdem empfehle ich dir, die Option "Löschung aus der Quellliste wirkt sich auch auf diese Liste aus" zu aktivieren, um konsistente Daten zu gewährleisten.

Schritt 2: Verbindung der Listen mit Power Apps

Verknüpfe nun die beiden SharePoint Listen in einer Power App. Du kannst einen vertikalen Katalog verwenden, in dem du die Kundeninformationen aus der Kundenliste anzeigst. Füge zusätzlich ein weiteres Katalogfeld hinzu, das die Bestellungen darstellt. Durch die Verknüpfung mit der Kunden-ID stellst du sicher, dass nur die Bestellungen des ausgewählten Kunden angezeigt werden.

Ich hoffe dieses Tutorial hilft dir dabei, deine Datenstruktur und Business Apps effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten.

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